Документ

(от латинского documentum — образец, свидетельство, доказательство)

Информация, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату. Документ содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, и предназначенные для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. В автоматизированных информационно-поисковых системах - любой объект, внесенный в память системы.

В узком смысле, документ — это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п., называется документацией. Функционирование современного общества вызывает создание значительного числа документов, в основном текстовых. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.

Классификация документов.

Документы различают:

• По назначению - организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность); распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение), информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка).
• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.).
• По способу изготовления — рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал).
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные.
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях.
• По месту издания — внутренние, внешние.
• По направлению отправки — входящие, исходящие.
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные.
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые.
• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры. На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т.п. Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

В процессе управления используются практически все эти виды документов, но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами. Главные требования к составлению документов: своевременность разработки, краткость изложения информации, ее достоверность и наглядность (понятность) для объекта управления; указание продолжительности действия данного решения во времени; механизм реализации решения.

Форма документа зависит от уровня принятого управленческого решения. На высшем государственном уровне решения закрепляются в виде законов, которыми пользуются в качестве основополагающих документов. На основе изучения и оценки обстановки управленческие решения принимают форму приказов, указаний, инструкций, перспективных планов по отдельным проблемам и линиям работы.